Esistono anche le riunioni utili

Ciascun professionista a qualsiasi livello e in qualsiasi settore è troppo spesso occupato in riunione o in video-meeting. Tuttavia, la maggioranza sembra essere solo una perdita di tempo. Ecco come distinguere tra le riunioni utili e quelle inutili e come massimizzare il valore di ogni incontro.

Sembrerà banale fare questa precisazione ma le riunioni utili hanno uno scopo chiaro e obiettivi ben definiti, che devono essere definiti prima di convocare o partecipare a una riunione. Le riunioni inutili sono caratterizzate dal denominatore comune di sembrare troppo vaghe o generiche.

Altra banalità: le riunioni efficaci coinvolgono solo i partecipanti rilevanti, cioè  direttamente interessate agli argomenti trattati e che abbiano il potere di prendere decisioni o influenzare l'outcome delle discussioni. Le riunioni inutili spesso coinvolgono troppe persone o persone non direttamente coinvolte nei temi trattati, diluendo così il valore delle discussioni o non portando – non per loro colpa- alcun contributo.

E qui il colpo di scena: le riunioni efficaci durano poco. L'agenda dovrebbe elencare gli argomenti da discutere e il tempo previsto per ciascun punto. Inoltre, dovrebbe essere inviata in anticipo ai partecipanti in modo che possano prepararsi adeguatamente. Le riunioni inutili spesso mancano di un'agenda o seguono un ordine del giorno improvvisato, lasciando spazio a divagazioni e discussioni non pertinenti.

Le riunioni utili rispettano il tempo dei partecipanti. Inizia e finisci puntuale e mantieni le discussioni focalizzate sugli argomenti dell'agenda. Evita divagazioni e discussioni non pertinenti che possono prolungare eccessivamente la durata della riunione. Le riunioni inutili spesso si prolungano senza motivo, consumando il tempo prezioso dei partecipanti senza raggiungere risultati significativi.

Cosa non può mancare per chiudere i lavori e lasciare nei partecipanti la percezione di non aver sprecato il loro tempo: action plan e follow up.  Alla fine della riunione, l’organizzatore o il moderatore dovrebbero prevedere un action plan con azioni, ownership e dead line. Le riunioni inutili spesso si concludono senza un chiaro piano d'azione o follow-up, lasciando le decisioni in sospeso.

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